会议和活动策划行业在过去三年中发生了翻天覆地的变化，原因显而易见。
由于供应链问题，缺乏可用的劳动力，缺乏足够的设备，以及通货膨胀和物品成本的增加。这意味着公司在临时通知计划活动时可用的带宽和资源较少。
这些限制的最大影响就是组织者没有时间。在这些约束下，活动可以继续高效、顺利地进行；但是，会议团队需要做好准备，以确保他们在需要时在预算范围内拥有所需的资源。
但是，如果您遇到这些问题会怎样？如果你如果您计划在未来几个月召开会议，请查看这六个提示以帮助充分利用接下来的几周。
一个古老问题的新时代
将计划推迟到最后一刻的问题并不是一个新问题。它这是三年前和几十年前就存在的问题。不同之处在于今天的挑战。
由于现在流程中存在相对较新的限制，它的 与过去相比，满足紧迫的最后期限更具挑战性。
例如，劳工危机严重打击了视听 (AV) 行业。随着 2020 年现场活动的停止，许多工人离开了这个行业去寻找新的工作。飞鸟估计 38% 的行业尚未完全恢复。除了劳动力缩减之外，我们还看到 2023 年的现场表演数量是 2019 年的两倍。
随着现场演出的增加，人员、企业甚至设备都供不应求。资源紧张，这意味着降低随着活动的临近，可用性和增加的成本。
在有限的时间内计划商务会议：提示和建议
到 用你的时间组织最成功的活动，它的 提供您的 AV 公司至关重要 有足够的信息来正确有效地执行他们的工作。
即使他们可以处理，一个有信誉的视听公司也不会希望在未来再次制作您的活动公司的健康、其他客户的满意度或少数员工的保留 他们一直在努力留住成员。
在紧迫的时间内计划商务会议时，以下六个提示将有助于充分利用有限的时间：
讨论预算和设计 -与 AV 提供商联系以谈论 设计理念和 项目预算。这段对话越早 开始时，他们能够提供的可能性越大有创意的 符合您的价格范围并满足您要求的选项。
在完成之前发送您的生产数据包 -当您到达计划过程的中点时，将您的制作数据包的副本提供给您的 AV 提供商。即使是部分信息对您的 AV 团队也有巨大的用处. 但是，如果您坚持使用特定的设备品牌，您的选择可能有限，这可能会显着增加成本。
安排旅行行程和通话时间 -提前考虑您团队的通话时间和交通需求将帮助您为他们安排合适的住宿。确保您安排的交通或航班有足够的缓冲时间到达目的地并在没有任何麻烦的情况下安顿下来，并考虑航空公司延误的可能性。 确定最好的交通方式，让大家在大型活动前得到充分的休息。
照顾好你的船员 -努力照顾工作人员，以便他们在活动期间能够发挥最佳表现，并希望再次与您合作。安排足够的时间让他们吃饭，并考虑在轮班期间提供膳食。想一想 团队的住所位于或附近事件场地。在紧张的劳动力市场中，船员可以选择他们从事的工作。由于工作时间过长或缺餐，有些人可能无法完成特定的反复事件。
尽快连接您的活动线索 -只要你签了合同, 让您的视听合作伙伴与所有活动负责人（场地、客户、制作、人才等）保持联系。它的 重要的是要确保合适的人会尽早相互沟通，以避免因缺乏透明度而产生的问题。
认识到最后一刻的计划需要妥协 -如果您有大量的准备时间，那么很有可能你会以准确的方式收到你想要的任何东西你想要它。如果您的工作时间紧迫，您应该意识到您可能没有第一选择的人员或设备。会比较复杂并且可能更昂贵，特别是。
提前计划您的公司会议
在准备举办商务会议时，您的最后一刻计划对您的供应商来说更是最后一刻。因此，与其等到计划敲定后再预订 AV 合作伙伴，不如在流程开始时就预订。 大量的通知有助于建立牢固的工作关系，这种关系可以在未来的活动中得到延续，并避免您因临时通知而额外花钱 预订。
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