लाइव इवेंट के साथ महत्वपूर्ण दबाव आता है, जिससे सही AV प्रोडक्शन पार्टनर ढूंढना आवश्यक हो जाता है। आपके द्वारा चुनी गई कंपनी आपके ईवेंट की सफलता को काफी हद तक प्रभावित कर सकती है, और इस प्रक्रिया में वजन करने के लिए कई विकल्प हैं। सर्वोत्तम निर्णय लेने में सहायता करने के लिए यहां चार विचार दिए गए हैं।
1. अपने आप को भरपूर योजना कक्ष दें
हम सभी ऐसे आयोजनों में गए हैं जहां एक व्यक्ति पूरी इच्छा के माध्यम से पूरे कार्यक्रम का आयोजन करता है। उस व्यक्ति के बिना, घटना शायद वह सफलता नहीं थी जो वह थी। लेकिन इस तरह से काम करना इसके जोखिम के साथ आता है। किसी घटना को एक व्यक्ति पर निर्भर रहने देना उसके सभी के दुर्घटनाग्रस्त होने की संभावना को छोड़ देता है।
आगे की योजना कुछ आपदाओं को कम करने में मदद कर सकती है। यह विशिष्ट मुद्दों का अनुमान लगाने, उन्हें सक्रिय रूप से संभालने या उनसे पूरी तरह से बचने के लिए जगह प्रदान करता है। इसलिए, । योजना बनाने के लिए खुद को पर्याप्त समय देना आवश्यक है
सहयोग प्रक्रिया शुरू करने का सबसे अच्छा समय कब है AV प्रोडक्शन पार्टनर के साथ? चैनल ऑडियो कार्यक्रम से 6-12 महीने पहले शुरू करने की सलाह देता है। हालांकि, एक बड़े आयोजन के लिए, 9-12 महीने एक सुरक्षित योजना अवधि है। हालांकि कंपनियां कम समय के फ्रेम में घटनाओं को खींच सकती हैं, यह सांस लेने का कमरा नुकसान को रोकने में मदद करता है।
यदि आप आगे की योजना नहीं बनाते हैं तो क्या होगा?
कई वेन्यू कम से कम 6 महीने से लेकर एक साल पहले तक बुक कर लेते हैं। हालांकि, एक एवी पार्टनर घटना के करीब आने तक शायद ही कभी तस्वीर में प्रवेश करता है; कभी-कभी केवल 1-3 महीने आगे! यह कुछ ऐसे मुद्दे पैदा कर सकता है जिनसे आप आसानी से बच सकते हैं यदि आप योजना बनाने के लिए पर्याप्त समय देते हैं।
यदि आप आगे की योजना नहीं बनाते हैं तो आपके सामने कुछ चुनौतियाँ आ सकती हैं:
सीमित AV भागीदार विकल्प
एक कम समय का मतलब यह हो सकता है कि जिस AV कंपनी के साथ आप साझेदारी करना चाहते हैं वह अनुपलब्ध है। उनके पास अन्य कार्यक्रम हो सकते हैं जिनकी वे तैयारी कर रहे हैं या तंग टर्नअराउंड के कारण नौकरी को अस्वीकार कर सकते हैं। कुछ कंपनियां केवल तभी नौकरी लेती हैं जब उन्हें पता हो कि वे उच्च गुणवत्ता वाला उत्पादन दे सकती हैं।
बढ़ा हुआ कीमतें
कम लीड समय भी आपको उच्च कीमतों के प्रति संवेदनशील बनाते हैं। अंतिम-मिनट की बुकिंग में अक्सर विलंब शुल्क, और उपकरण किराए, क्रॉस-रेंटल, ट्रकिंग लागतें लग सकती हैं और श्रम दरों में तेजी से वृद्धि हो सकती है।
इसके अलावा, एवी कंपनी की लागत में भी वृद्धि होगी क्योंकि उन्हें इस घटना को अंजाम देने के लिए कड़ी मेहनत करनी पड़ेगी।प्राथमिकताओं को पुनर्व्यवस्थित समय सीमा को पूरा करने के लिए
निम्न-गुणवत्ता वाली सेवाओं का बढ़ा हुआ जोखिम
सभी ईवेंट क्रैश और बर्न नहीं होंगे यदि आप तीन महीने तक इस अवसर की योजना नहीं बनाते हैं; हालांकि, गुणवत्ता को नुकसान होने की संभावना है। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपके पास अपना पसंदीदा इवेंट क्रू न हो। मुद्रास्फीति और श्रम की कमी के साथ, एक पल की सूचना पर एक प्रीमियम क्रू प्राप्त करना चुनौतीपूर्ण है।
इसके अलावा, हो सकता है कि आप अपने इच्छित या आवश्यक उपकरण को सुरक्षित न करें। इसके बजाय, आपको जो उपलब्ध है उसे किराए पर देना होगा। हाल ही में, आपके पसंदीदा AV उपकरण का चयन सीमित है, और आप अपने ईवेंट के साथ पर्याप्तता के लिए समझौता नहीं करना चाहते हैं।
आप केवल आगे की योजना बनाकर इन सब से बच सकते हैं। सक्रिय होने से आप प्रदाता, श्रम और आवश्यक उपकरणों को सुरक्षित कर सकते हैं, और यह आपके बजट में मदद कर सकता है। यह जहाँ आवश्यक हो वहाँ बैकअप योजनाएँ रखते हुए चीजों को व्यवस्थित करने और सुनिश्चित करने के लिए जगह बनाता है। बड़ी बात यह है कि एक व्यक्ति आपके कार्यक्रम को आयोजित करने की कोशिश में पागल नहीं होगा साथ में।
2. एक बजट रखें और इसके
बारे में खुलकर बात करें ग्राहक अपने बजट के बारे में तुरंत खुलकर बात नहीं करना चाहेंगे। हालांकि, आपका बजट जानना आपके AV पार्टनर के लिए महत्वपूर्ण है। कुछ लोगों का मानना है कि बजट के साथ पारदर्शी नहीं होने से कमाई होगी उन्हें बेहतर सौदे। जब प्रोडक्शन पार्टनर को आपके बजट की जानकारी नहीं होती है, तो वे सबसे सटीक योजना नहीं दे सकते हैं।
इसके बजाय, बजट जानने से आपके AV पार्टनर को आपकी ज़रूरतों और लक्ष्यों को पूरा करते हुए आपके ईवेंट को सर्वश्रेष्ठ बनाने में मदद मिलेगी। बजट नहीं जानने का मतलब है कि उन्हें पता नहीं चलेगा कि वे कब इससे अधिक हो गए। यदि कोई उद्धरण अधिक बजट में आता है, तो आपका साथी के पास एक है अपने बजट को पूरा करने के लिए योजनाओं को नया स्वरूप देना कठिन समय है। अपने बजट को अग्रिम रूप से साझा करने से इस दर्दनाक प्रक्रिया को रोका जा सकता है और समय की बचत की जा सकती है।
यदि आपके पास कोई विशिष्ट संख्या नहीं है, तो एक श्रेणी साझा करने से आपके AV पार्टनर को काम करने का विचार मिलेगा। एक बार जब आपका साथी बजट जानता है, तो वे चर्चा कर सकते हैं कि वे इसके भीतर क्या कर सकते हैं, और आप यह सुनिश्चित करने के लिए मिलकर काम कर सकते हैं कि घटना बिना खत्म हुए सफल हो।
3. उपकरण के बजाय परिणामों पर ध्यान दें
कंपनियां अपने एवी उत्पादन भागीदारों को एक कारण से चुनती हैं। आपका साथी अपने क्षेत्र में एक विशेषज्ञ है और समय-समय पर असाधारण लाइव इवेंट को खींच सकता है। वे जानते हैं कि एक निर्बाध घटना को पूरा करने के लिए क्या करना पड़ता है रसद, कर्मियों और उपकरणों सहित समाप्त करना शुरू करें।
अपने एवी पार्टनर के साथ सार्थक चर्चा करते समय, के बजाय वांछित परिणामों पर ध्यान देना आवश्यक है निर्धारित विशिष्ट उपकरणों कोकिसी घटना के बारे में बातचीत करते समय, बेहतर होगा कि आप उस गियर का उल्लेख करके शुरू न करें जो आप करते हैं या नहीं चाहते हैं क्योंकि आप बड़ी तस्वीर खो देंगे। इसके बजाय, अपने साथी को बताएं कि आप चाहते हैं कि घटना कैसी दिखे, महसूस करे और कैसी लगे, और आप इसकी सफलता को कैसे मापेंगे।
दूसरी संभावना यह है कि आपके संगठन में किसी को लगता है कि एक विशिष्ट उपकरण की आवश्यकता है लेकिन आपका एवी पार्टनर इससे परिचित नहीं हो सकता है। जब कोई कंपनी किसी विशेष गियर से परिचित नहीं होती है, तो उन्हें आपके लिए इसे क्रॉस-रेंट करने की आवश्यकता हो सकती है, जिससे समग्र लागत बढ़ सकती है। एवी टीम के लिए यह आमतौर पर आदर्श है कि अगर वे इसे संचालित कर रहे हैं तो उपकरण से सहज और परिचित हों।
घटना के वांछित परिणामों के बारे में बताना आपके AV प्रोडक्शन पार्टनर के लिए फायदेमंद है। यह उन्हें ईवेंट से जुड़ने और सफल ईवेंट बनाने और लक्ष्यों को पूरा करने का स्वामित्व लेने में मदद करता है।
4. अपने विशिष्ट कार्यक्रम के लिए सर्वश्रेष्ठ भागीदार का चयन करें
विभिन्न एवी उत्पादन भागीदारों के पास अलग है कौशल सेट, प्राथमिकताएं और अनुभव। इसलिए, अपनी विशिष्ट ईवेंट आवश्यकताओं के लिए सर्वश्रेष्ठ भागीदार का चयन करना और लक्ष्य जरूरी है।
अपने ईवेंट के लिए सही पार्टनर चुनते समय यहां कुछ विचार दिए गए हैं:
मूल्यों
को संरेखित करना अपने एवी प्रोडक्शन पार्टनर के साथ अपने मूल्यों को संरेखित करने के लिए, विचार करें कि आप किस लिए खड़े हैं और क्या चित्रित करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, इस बात पर विचार करें कि क्या आपके व्यवसाय की शैली शांत है या बटन-अप। शायद आप एक धार्मिक संगठन का प्रतिनिधित्व करते हैं। यहां, रॉक एन रोल टूरिंग प्रोडक्शन कंपनी का चयन करना संभवतः सबसे उपयुक्त नहीं है। मूल्यों में अंतर डिस्कनेक्ट और असहमति का कारण बन सकता है। सामान्य आधार और मूल्यों पर संरेखित होने से आयोजन की योजना चलने सुचारू रूप से
रखते हुए
अपने व्यावसायिक इतिहास और प्रतिष्ठा के आधार पर AV प्रोडक्शन पार्टनर का चयन करें। आप ऐसा उन घटनाओं के प्रकार पर शोध करके कर सकते हैं जो वे आमतौर पर होस्ट करते हैं और देखें कि क्या वे आपके अपने जैसे हैं। हालांकि किसी कंपनी के प्रतिष्ठित ग्राहक हो सकते हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि वे सही हैं आपके ईवेंट प्रकार के लिए उपयुक्त है। उदाहरण के लिए, होटल के बॉलरूम में एक सम्मेलन कार्यक्रम के लिए महत्वपूर्ण संगीत कृत्यों का निर्माण करने वाली कंपनी सबसे अच्छा विकल्प नहीं हो सकती है।
प्रभावी ढंग से संचार
होना महत्वपूर्ण है खुला आपके AV प्रोडक्शन पार्टनर के साथ संचार। उदाहरण के लिए, यह आपके पार्टनर को आपके प्रोजेक्ट का हिस्सा बनने के लिए उत्साहित करेगा। खुले संचार का संकेत बातचीत में शामिल होना और प्रश्न पूछना है। आदरणीय एवी कंपनियां आपसे मिलने से पहले अपना उचित परिश्रम पूरा करती हैं और आप और घटना पर शोध करती हैं। आपको हमेशा ऐसी AV कंपनी के साथ पार्टनरशिप करनी चाहिए जो आपके साथ काम करना चाहती है और अपनी सेवाएं आपको बेचने की कोशिश करती है, न कि इसके विपरीत।
प्रतिबद्ध और कुशल घटना विशेषज्ञों की तलाश
अंत में, विचार करने के लिए एक अंतिम घटक एक पूरी तरह से कुशल टीम और घटना विशेषज्ञों के साथ एक एवी उत्पादन भागीदार ढूंढना है जो आपके कार्यक्रम को सफल बनाने में मदद करने के लिए तैयार है। चाहे इसका मतलब पूर्णकालिक कर्मचारी हों या प्रतिबद्ध फ्रीलांसर, उद्योग के पेशेवरों के साथ साझेदारी करना महत्वपूर्ण है।
जब कुछ AV कंपनियाँ आने-जाने वाले फ्रीलांसरों का उपयोग करती हैं, तो हो सकता है कि आप उनका ध्यान अपने ईवेंट से पहले न रखें क्योंकि वे हर शो के लिए काम कर रहे हैं। इस प्रकार, आगे की योजना बनाना अधिक चुनौतीपूर्ण है। बाद की प्रस्तुतियों और योजना बनाने की क्षमता के बारे में उनके ज्ञान के कारण, पूर्णकालिक घटना विशेषज्ञों और फ्रीलांसरों के पास आपके कार्यक्रम के हर विवरण को समर्पित करने के लिए समय और ध्यान है।
एक निर्दिष्ट अपने AV पार्टनर सेयह पेशेवर संपर्क के एक बिंदु के रूप में कार्य करेगा और नए अनुरोधों को संभालेगा, समस्याओं का निवारण और किसी भी प्रश्न का उत्तर देगा। यह समझना कि आपके पास सेवा प्रश्न या ईवेंट अपडेट होने पर किसे संबोधित करना है, आपको उनसे सीधे संपर्क करने में मदद मिल सकती है। परिणामस्वरूप, कंपनी का संपर्क घटना संबंधी प्रश्नों या उनके सामने आने वाली चुनौतियों के बारे में आपसे संपर्क कर सकता है।
चैनल ऑडियो ईवेंट के साथ सफलता के लिए योजना बनाना प्रारंभ करें
अपेक्षा से अधिक तेज़ी से आने की क्षमता रखता है। पहले से योजना बनाना और एक निर्धारित बजट के साथ आपको सही रास्ते पर शुरू करने में मदद मिलती है। आप केवल परिणामों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और अपने ईवेंट के लिए सर्वश्रेष्ठ AV पार्टनर चुन सकते हैं। यदि आप अभी सफलता की योजना बनाना शुरू करना चाहते हैं, तो चैनल ऑडियो से +1 (615) 669-2126 पर संपर्क करें!
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