6 conseils pour les conférences d'entreprise dans un délai serré

L'industrie de la planification de conférences et d'événements a connu des changements spectaculaires au cours des trois dernières années, et il est facile de comprendre pourquoi.

Il y a un manque de main-d'œuvre disponible, une pénurie d'équipements adéquats en raison de problèmes de chaîne d'approvisionnement et une augmentation de l'inflation et du coût des articles. Cela signifie que les entreprises ont moins de bande passante et moins de ressources disponibles lors de la planification d'événements à court terme.

Le plus gros impact de ces limitations est tout simplement le manque de temps des organisateurs. Les événements peuvent continuer à se dérouler efficacement et en douceur avec ces contraintes ; cependant, les équipes de conférence doivent être préparées pour s'assurer qu'elles disposent des ressources nécessaires au moment voulu et dans les limites du budget.

Mais que se passe-t-il si vous rencontrez ces problèmes ? Sivousplanifiez une conférence dans les prochains mois, consultez ces six conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti des semaines à venir.

Une nouvelle ère avec un problème séculaire

La question de reporter la planification à la onzième heure n'est pas nouvelle.IlC'est un problème qui existait il y a trois ans et des décennies avant cela. La différence réside dans les défis d'aujourd'hui.

En raison des limites relativement nouvelles qui font maintenant partie du processus,c'est beaucoup plus difficile de respecter les échéances urgentes que par le passé.

Par exemple, la crise du travail a durement frappé l'industrie audiovisuelle (AV). Suite à l'arrêt des événements en direct en 2020, de nombreux travailleurs ont quitté l'industrie pour de nouveaux emplois.Avixaestime que 38% de l'industrie ne s'est pas complètement rétablie. En plus de la diminution de la main-d'œuvre, nous assistons à un doublement du nombre de spectacles en direct en 2023 par rapport à 2019.

À mesure que les performances en direct augmentent, les personnes, les entreprises et même les équipements se font rares. Les ressources sont tendues, ce qui signifieabaissédisponibilité et augmentation des coûts à l'approche de l'événement.

Planifier une conférence d'affaires dans un délai limité : trucs et conseils

Pour organiser l'événement le plus réussi possible avec le temps dont vous disposez,c'est crucial pour fournir à votre entreprise audiovisuelle suffisamment d'informations pour effectuer leur travail correctement et efficacement.

Même s'il peut s'en charger, une entreprise audiovisuelle de bonne réputation ne voudra plus produire votre événement à l'avenir si cela se fait au détriment ducompagniede la santé, la satisfaction de leurs autres clients ou la rétention des quelques employés membres qu'ils se sont battus pour garder.

Lors de la planification d'une conférence d'affaires dans un délai serré, ces six conseils vous aideront à tirer le meilleur parti d'un temps limité :

1. Discutez du budget et de la conception -Contactez un fournisseur AV pourparler de les idées de conception et budget du projet. Plus tôt cette conversation commence, plus grande est la probabilité qu'ils seront en mesure de fournirinventif options qui s'alignent sur votre gamme de prix et répondent à vos besoins.

2. Envoyez votre paquet de production avant la fin -Remettez une copie de votre dossier de production à votre fournisseur AV lorsque vous atteignez la moitié du processus de planification. Même des informations partielles sont d'une grande utilité pour votre équipe audiovisuelle. Si vous insistez sur des marques d'équipement spécifiques, cependant, vous pouvez avoir des options limitées, ce qui pourrait augmenter considérablement le coût.

3. Organiser les itinéraires de voyage et les heures d'appel -Considérer à l'avance les heures d'appel et les besoins de transport de votre équipe vous aidera à organiser l'hébergement approprié pour eux. Assurez-vous que vous planifiez le transport ou les vols avec suffisamment de temps tampon pour vous rendre à destination et vous installer sans tracas et considérez la possibilité de retards sur les compagnies aériennes. Déterminez la meilleure façon d'organiser le transport afin que chacun puisse se reposer suffisamment avant le grand événement.

4. Prenez soin de votre équipage -Faites un effort pour prendre soin de l'équipage afin qu'il puisse donner le meilleur d'eux-mêmes pendant l'événement et qu'il veuille travailler à nouveau avec vous. Prévoyez suffisamment de temps pour qu'ils puissent manger et envisagez d'offrir des repas pendant le quart de travail. Penser à avoir l'hébergement de l'équipe à ou près duun événementlieu. Dans un marché du travail tendu, les équipes ont le choix du travail qu'elles effectuent. Certains peuvent ne pas travailler un événement récurrent spécifique en raison d'heures supplémentaires ou du manque de repas.

5. Connectez vos prospects d'événements dès que possible -Dès la signature du contrat, mettez en relation votre partenaire de collaboration audiovisuelle avec tous les acteurs de l'événement (salle, client, production, talent, etc.).C'est important d'assurerles bonnes personnes communiquent entre elles le plus tôt possible pour éviter les problèmes liés à un manque de transparence.

6. Reconnaître que la planification de dernière minute nécessite des compromis -Si vous disposez d'un délai important, il y a de fortes chancesvous serezrecevez ce que vous voulez de la manière exactetu le veux. Si vous travaillez avec un échéancier serré, vous devez être conscient que vous n'aurez peut-être pas votre premier choix de personnel ou d'équipement. ce sera plus compliquéet probablement plus cher, pour être particulier.

Planifiez votre conférence d'entreprise à l'avance

Lorsque vous vous préparez à organiser une réunion d'affaires, la planification de dernière minute pour vous est encore plus de dernière minute pour votre fournisseur.Par conséquent, plutôt que d'attendre de réserver un partenaire audiovisuel une fois les plans finalisés, réservez-le au début du processus. Un préavis important aide à créer une relation de travail solide qui peut être poursuivie lors d'événements futurs et vous évite de débourser de l'argent supplémentaire à court préavis. Réservations.