Como empresa de equipos audiovisuales, Channel Audio a menudo recibe preguntas sobre el costo del alquiler de equipos. Muchas personas y empresas no están seguras de cuánto deberían gastar en equipos AV y qué considerar al elaborar un presupuesto para eventos. Aquí, exploraremos los diversos factores de costos para ayudarlo a determinar cuánto gastar en el alquiler de equipos audiovisuales para su próxima fiesta o evento.
Cómo determinar los costos de alquiler de equipos audiovisuales
Determinar cuánto gastar en alquiler de equipos AV puede ser difícil. Sin embargo, hay seis factores que pueden ayudarlo a estimar cuánto debería gastar su empresa en cada evento. Es posible que estos seis elementos no le den un número exacto, pero pueden ayudarlo a determinar si su presupuesto actual es demasiado pequeño o demasiado grande:
1. Tamaño y diseño del evento
Por lo general, cuanto más grande sea el evento, mayor será el costo de alquiler de su AV. Por ejemplo, una gran audiencia necesitará sistemas de audio y video adicionales para escuchar y ver con claridad. Sin embargo, sus costos también dependen del lugar que esté utilizando. En otras palabras, si hay áreas y salas separadas, se necesitarán más equipos audiovisuales en lugar de usar un espacio grande para la audiencia. El tamaño y el diseño del evento son factores esenciales en términos de costos de alquiler de AV.
2. Edad del equipo AV
Es posible que haya notado que diferentes compañías de AV ofrecen cotizaciones de precios contradictorias. La marca y el tipo de equipo AV pueden ser los mismos, pero el costo puede variar considerablemente. A menudo, esto se debe a la antigüedad del equipo AV. Los equipos más nuevos suelen ser más caros de alquilar, mientras que los equipos más antiguos pueden ser más rentables. Tener esto en cuenta puede ayudarlo a sopesar las opciones de su equipo AV con mayor precisión.
3. La regla del 10%
En promedio, una de las mejores formas de determinar cuánto debería gastar en equipos audiovisuales es tener en cuenta la regla del 10 %. La regla del 10% es la siguiente: tome el precio minorista del equipo de alquiler de AV que está pensando alquilar, súmelo todo y divídalo por diez. El número resultante debería ser aproximadamente su precio de alquiler. Sin embargo, hay excepciones a la regla del 10%. Por ejemplo, algunas empresas de AV cobran hasta el 20 % del precio de venta al público del equipo. Por otro lado, otras empresas de AV pueden cobrar menos del 10 % del precio de venta al público del equipo de AV. Otros factores a considerar incluyen la antigüedad del equipo, su vida útil y cuánto tiempo más planea alquilarlo la empresa. Sin embargo, la regla del 10 % es un excelente punto de partida y proporciona una guía útil para determinar sus necesidades presupuestarias.
4. Marca de equipos audiovisuales
Las marcas de equipos audiovisuales son similares a las marcas de consumo. Por ejemplo, la popularidad y la reputación de una marca AV pueden afectar fácilmente su costo de alquiler. Obtener un altavoz de bajo costo de su Walmart local simplemente no brindará la misma calidad de audio que un altavoz QSC ultrapotente. Como en muchas empresas, las marcas de mayor reputación serán más caras, mientras que las marcas menos conocidas serán más baratas. Considerar este factor por adelantado puede ayudarlo a determinar si el precio que está pagando por su equipo AV es realmente justo.
5. Mano de obra profesional
Si bien puede ser tentador contratar a un amigo o vecino para que lo ayude a configurar su equipo AV, esto es algo que nadie puede hacer. Si bien algunas piezas son menos técnicas, como una máquina de karaoke, muchas piezas de equipos AV requieren un manejo profesional. Determinar cuáles serán los costos de mano de obra es un factor crítico que se debe incluir al elaborar su presupuesto. Por lo general, las tarifas laborales pueden ser salarios por hora, medio día o día completo. Una estimación segura de los costos de mano de obra por hora es entre $ 50 y $ 100. Sin embargo, los costos de mano de obra variarán de una región a otra y dependerán del mercado local. También fluctuarán según la empresa con la que decidas asociarte. A menudo, los costos laborales pueden ser gastos significativos que muchos olvidan presupuestar. Recordar calcular esto lo mejor que pueda de antemano puede ayudarlo a mantenerse dentro de su rango ideal.
6. Costo de vida local
La ciudad en la que se encuentra tiene el potencial de aumentar el costo de alquiler de su equipo AV. Las ciudades más pequeñas suelen tener equipos de alquiler AV más rentables, mientras que las ciudades más grandes con un costo de vida más alto aumentarán su nivel de gastos. Esto también afectará cuánto paga por los costos de mano de obra. Si su evento es en una gran ciudad como la ciudad de Nueva York, su presupuesto deberá ser mayor para compensar esto. La empresa con la que está trabajando y el mercado local juegan un papel destacado en la determinación de sus gastos.
Considerar cuidadosamente estos seis factores lo ayudará a estimar cuánto de su presupuesto debe reservar para el alquiler de equipos audiovisuales. Si bien es importante recordar que cada empresa AV es diferente, estos factores aún brindan una guía general con la que trabajar. También le dará motivos para entablar una negociación informada con la empresa AV de su elección. Ir a ciegas y no comprender los diferentes factores en el trabajo es una caída que es mejor evitar.
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