Los eventos en vivo conllevan una gran presión, por lo que es esencial encontrar el socio de producción audiovisual adecuado. La empresa que seleccione puede influir en gran medida en el éxito de su evento, y hay varias opciones para sopesar en este proceso. Aquí hay cuatro consideraciones para ayudar a tomar la mejor decisión.
1. Dése suficiente espacio para la planificación
Todos hemos estado en eventos en los que una persona organiza todo el evento por pura voluntad. Sin esa persona, es posible que el evento no hubiera tenido el éxito que fue. Pero operar de esta manera conlleva sus riesgos. Dejar que un evento dependa de una persona deja la posibilidad de que todo se derrumbe.
La planificación anticipada puede ayudar a mitigar ciertos desastres. Brinda espacio para anticipar problemas específicos, manejarlos de manera proactiva o evitarlos por completo. Por lo tanto, es esencial darse suficiente tiempo para hacer planes.
¿Cuándo es el mejor momento para iniciar el proceso de colaboración? con un socio de producción AV? Channel Audio recomienda comenzar de 6 a 12 meses antes del evento. Sin embargo, para un evento más grande, de 9 a 12 meses es un período de planificación más seguro. Aunque las empresas pueden llevar a cabo eventos en plazos más cortos, este respiro ayuda a prevenir trampas.
¿Qué sucederá si no planifica con anticipación?
Muchos lugares reservan con al menos 6 meses a un año de anticipación. Sin embargo, un socio AV rara vez entra en escena hasta que se acerca el evento; ¡a veces solo 1-3 meses por delante! Esto puede crear algunos problemas que puede evitar fácilmente si permite suficiente tiempo para planificar.
Aquí hay algunos desafíos que puede encontrar si no planifica con anticipación:
Opciones limitadas de socios de AV
Un tiempo de espera corto puede significar que la compañía de AV con la que desea asociarse no está disponible. Es posible que tengan otros eventos para los que se estén preparando o que rechacen el trabajo debido al poco tiempo de respuesta. Algunas empresas solo aceptan trabajos si saben que pueden ofrecer una producción de alta calidad.
Aumentó Precios
Los plazos de entrega cortos también lo dejan vulnerable a precios más altos. Las reservas de última hora a menudo pueden incurrir en cargos por pagos atrasados y alquileres de equipos, alquileres cruzados, costos de transporte. y las tarifas de mano de obra pueden acumularse rápidamente.
Además, los costos de la compañía AV también aumentarán porque tendrán dificultades para llevar a cabo el evento. Las empresas deben completar las tareas de inmediato y que sea necesario reorganizar para cumplir con los plazos.
Mayor riesgo de servicios de baja calidad
No todos los eventos colapsarán si no planifica la ocasión hasta dentro de tres meses; sin embargo, es probable que la calidad sufra. Por ejemplo, es posible que no tenga su equipo de eventos preferido. Con la inflación y la escasez de mano de obra, conseguir una tripulación premium en cualquier momento es un desafío.
Además, es posible que no obtenga el equipo que desea o necesita. En su lugar, deberá alquilar lo que esté disponible. Últimamente, hay una selección limitada de su equipo audiovisual preferido y no desea conformarse con la adecuación a su evento.
Puede evitar todo esto simplemente planificando con anticipación. Ser proactivo le permite asegurar el proveedor, la mano de obra y el equipo necesarios, y puede ayudar a su presupuesto. Crea espacio para simplificar y garantizar que las cosas salgan según lo planeado mientras se tienen planes de respaldo cuando sea necesario. La gran parte es que una persona no se volverá loca tratando de realizar su evento juntos.
2. Tenga un presupuesto y sea abierto al respecto Es
posible que los clientes no quieran hablar abiertamente sobre su presupuesto de inmediato. Sin embargo, conocer su presupuesto es crucial para su socio AV. Algunas personas creen que no ser transparente con el presupuesto ganará ellos mejores tratos. Cuando los socios de producción no conocen su presupuesto, no pueden proporcionar el plan más preciso.
En cambio, conocer el presupuesto ayudará a su socio AV a hacer que su evento sea lo mejor posible mientras cumple con sus necesidades y objetivos. No saber el presupuesto significa que no sabrán cuando lo excedan. Si una cotización supera el presupuesto, su socio tiene un momento difícil rediseñar los planes para cumplir con su presupuesto. Compartir su presupuesto por adelantado puede evitar este doloroso proceso y ahorrar tiempo.
Compartir un rango le dará a su socio AV una idea con la que trabajar si no tiene un número específico. Una vez que su socio conozca el presupuesto, pueden discutir lo que pueden hacer dentro de él, y pueden trabajar juntos para asegurarse de que el evento sea exitoso sin pasarse.
3. Concéntrese en los resultados en lugar del equipo
Las empresas eligen a sus socios de producción AV por una razón. Su socio es un experto en su campo y puede realizar extraordinarios eventos en vivo, una y otra vez. Saben lo que se necesita para lograr un evento perfecto desde principio a fin, incluyendo la logística, el personal y el equipo.
Al tener conversaciones significativas con su socio AV, es esencial centrarse en los resultados deseados en lugar de prescribir un equipo específico. Al conversar sobre un evento, es mejor no comenzar mencionando el equipo que desea o no porque perderá el panorama general. En su lugar, dígale a su pareja cómo quiere que se vea, se sienta y suene el evento, y cómo medirá su éxito.
La otra posibilidad es que alguien en su organización crea que se requiere un equipo específico, pero su socio AV puede no estar familiarizado con él. Cuando una empresa no está familiarizada con un equipo en particular, es posible que deba alquilarlo por usted, lo que puede aumentar el costo total. Por lo general, es ideal que el equipo AV se sienta cómodo y familiarizado con el equipo si lo está operando.
Comunicar los resultados deseados del evento es beneficioso para su socio de producción audiovisual. Les ayuda a conectarse con el evento y a hacerse cargo de la creación de eventos exitosos y el cumplimiento de los objetivos.
4. Seleccione el mejor socio para su evento específico Los
diferentes socios de producción AV tienen distintos conjuntos de habilidades, preferencias y experiencias. Por lo tanto, seleccionar el mejor socio para los requisitos específicos de su evento y metas es esencial.
Aquí hay algunas consideraciones al elegir el socio adecuado para su evento:
Alineación de valores
Para alinear sus valores con su socio de producción AV, considere lo que representa y quiere representar. Por ejemplo, considere si el estilo de su empresa es relajado o formal. Tal vez represente a una organización religiosa. En este caso, seleccionar una compañía de producción de giras de rock n' roll probablemente no sea la mejor opción. Las diferencias en los valores pueden causar desconexiones y desacuerdos. Alinearse en un terreno y valores comunes ayuda a que la planificación del evento se realice sin problemas.
Teniendo en cuenta el historial y la reputación
Seleccione un socio de producción AV en función de su historial comercial y reputación. Puedes hacer esto investigando el tipo de eventos que suelen organizar y ver si son como los tuyos. Aunque una empresa tenga clientes de prestigio, no significa que sean los adecuados adecuado para su tipo de evento. Por ejemplo, una empresa que produce importantes actos musicales puede no ser la mejor opción para un evento de conferencia en el salón de baile de un hotel.
Comunicarse de manera efectiva
vital tener Es comunicación con su socio de producción AV. Por ejemplo, debe emocionar a su socio para ser parte de su proyecto. Una señal de comunicación abierta es participar en la conversación y hacer preguntas. Las compañías AV respetables completan su debida diligencia e investigan a usted y al evento antes de reunirse con usted. Siempre debe asociarse con una empresa AV que quiera trabajar con usted e intente venderle sus servicios, no al revés.
Búsqueda de especialistas en eventos comprometidos y capacitados
Finalmente, un último componente a considerar es encontrar un socio de producción AV con un equipo completamente capacitado y especialistas en eventos listos para ayudar a que su evento sea un éxito. Ya sea que se trate de empleados de tiempo completo o autónomos comprometidos, asociarse con profesionales de la industria es vital.
Cuando algunas empresas audiovisuales utilizan trabajadores autónomos que van y vienen, es posible que no mantenga su atención antes de su evento porque están trabajando de un espectáculo a otro. Por lo tanto, es más difícil planificar con anticipación. Debido a su conocimiento de las producciones posteriores y la capacidad de planificación, los especialistas en eventos de tiempo completo y los autónomos tienen el tiempo y la atención para dedicar a cada detalle de su evento.
Además, encuentre un líder designado de su socio AV. este profesional actuará como punto de contacto y manejará nuevas solicitudes, solucionará problemas y responderá cualquier pregunta. Comprender a quién dirigirse cuando tenga preguntas sobre el servicio o actualizaciones de eventos puede ayudarlo a contactarlos directamente. Como resultado, el enlace de la empresa puede contactarlo con preguntas sobre eventos o desafíos que encuentren.
Comience a planificar para el éxito con Channel Audio
Los eventos tienen el potencial de llegar más rápido de lo esperado. Planificar con antelación y con un presupuesto definido te ayuda a empezar por el buen camino. Simplemente puede concentrarse en los resultados y seleccionar el mejor socio AV para su evento. Si desea comenzar a planificar para el éxito ahora, comuníquese con Channel Audio al +1 (615) 669-2126.
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